Eine der Stärken des PDF ist es, dass es für alle gängigen Plattformen Betrachter-Programme gibt, so dass eine plattformunabhängige Darstellung des Inhaltes möglich ist. Das bedeutet, dass auf jeder Hard- und Softwareplattform mit einem entsprechendem Betrachter-Programm der Inhalt einer PDF-Datei ohne grafischen Unterschied dargestellt wird. PDF ist daher auch ein Format zum Publizieren von Inhalten. Während Vorarbeiten oft in Rich-Text-Editoren gemacht werden, wird das fertige Werk dann als PDF veröffentlicht.

Aus Texten, Bildern und Grafiken – gemischte oder einzeln – lassen sich mit entsprechenden Programmen PDF-Dokumente/-Dateien erzeugen (z. B. mit kostenlosen Programmen wie dem PDFCreator und OpenOffice.org oder kostenpflichtigen wie Adobe Acrobat) und mit entsprechenden Leseprogrammen darstellen (z. B. Adobe Reader, Ghostview, Foxit, Vorschau). Der Ersteller einer PDF-Datei kann diese in vielfältiger Weise vor Missbrauch schützen, indem er die Sicherungsmechanismen des PDF aktiviert. Dadurch sollen u. a. das Copyright besser gewahrt oder durch Verschlüsselung der Zugriff Unbefugter verhindert werden. Je nach Bedarf kann bereits das Öffnen des PDF ein Passwort erfordern, oder das Kopieren von Inhalten aus dem PDF oder das Ausdrucken des PDF wird nicht zugelassen. Die hierfür im PDF implementierten Schutzmechanismen sind jedoch niemals hundertprozentig zuverlässig und insbesondere einfachere Formen der Verschlüsselung sind leicht zu überwinden.

In der Startphase war der Adobe Reader kostenpflichtig. Erst die kostenfreie Weitergabe der Software ermöglichte die Verbreitung im heutigen Ausmaß.